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1 – Documenti relativi all’azienda

Fanno parte di questo gruppo tutte le documentazioni relative alle autorizzazioni e ai certificati di cui un’azienda deve dotarsi per poter svolgere la sua attività con regolarità, essi sono:

  • Iscrizione Camera di Commercio Agricoltura, Industria ed Artigianato;
  • Documento Unico di Regolarità Contributiva o DURC;
  • Libro Unico del Lavoro;
  • Registro Infortuni;
  • Deleghe in materia di sicurezza e salute sul lavoro;
  • Notifica del nuovo insediamento produttivo all’organo di vigilanza territoriale competente;
  • Deroghe locali interrati e seminterrati rilasciate dall’organo di vigilanza;
  • Certificato di Agibilità dei locali;
  • Certificato di Prevenzione Incendi;

2- Documenti di nomina delle figure e attività aziendali

I seguenti documenti sono riferiti alla nomina dei principali soggetti coinvolti nella gestione e nell’organizzazione della sicurezza:

  • Organigramma della Sicurezza Aziendale;
  • Nomina del RSPP + Lettera e curriculum + attestato di formazione e aggiornamento;
  • Attestato RSPP datore di lavoro (se quest’ultimo ricopre il ruolo di responsabile del servizio protezione e prevenzione);
  • Nomina del Medico Competente in caso di obbligo di sorveglianza sanitaria;
  • Verbale di elezione del RLS + attestato di formazione e aggiornamento;
  • Eventuale documento di designazione RLS Territoriale;
  • Lettera di nomina del Dirigente + attestato di formazione e aggiornamento
  • Lettera di nomina del Preposto + attestato di formazione e aggiornamento;
  • Nomina degli addetti alla gestione dell’emergenza e alla prevenzione incendi;
  • Nomina degli addetti alla gestione delle emergenze e al primo soccorso;
  • Verbali inerenti attività di Prevenzione e Protezione (riunione periodica, prove esodo e sopralluogo Medico Competente)
  • Verbali di consegna Dispositivi di Protezione Individuale o DPI;
  • Documentazione attestante la formazione obbligatoria dei lavoratori;

3 – Documentazione relativa ad analisi, valutazione e gestione dei rischi

Seguono i documenti strettamente connessi alla valutazione dei rischi presenti in azienda ed ai sistemi individuati per eliminarli o ridurli al minimo, essi sono:

  • Documento di Valutazione dei Rischi o DVR (contenente valutazione di ogni tipo di rischio presente in azienda)
  • Documento Valutazione Rischio Stress Lavoro – Correlato;
  • Verifica idoneità tecnico professionale;
  • Documento Unico di Valutazione dei Rischi da Interferenze o DUVRI;
  • Piano di Emergenza ed Evacuazione e rispettive Planimetrie;
  • Piano di miglioramento ed adeguamento;
  • Piano Operativo Sicurezza o POS;

4 – Documenti della sorveglianza sanitaria

Ecco i principali documenti relativi alla gestione della sorveglianza sanitaria obbligatoria e alle mansioni del medico competente

  • Giudizi di idoneità alla mansione;
  • Protocollo sanitario;
  • Visita del Medico Competente negli ambienti di lavoro;
  • Cartelle sanitarie e di rischio (da custodire a cura del Medico Competente, in un luogo concordato con il datore di lavoro);
  • Compilazione e trasmissione all’INAIL dell’Allegato 3B;

5 – Documenti del Sistema di gestione della sicurezza e salute

Si tratta di documenti importanti, che tuttavia sono correlati ad un adempimento è facoltativo per il datore di lavoro, ovvero quello di adottare un Sistema di Gestione per la Sicurezza e Salute dei Lavoratori o SGSL ai sensi dell’Art. 30 del D.Lgs. 81/08 e del D.Lgs. 231/01.
Chi sceglie di adottare tale sistema dovrà custodire in azienda documenti che dimostrino la presenza di:

  • Modello di organizzazione, gestione e controllo;
  • Organismo di Vigilanza interno all’organizzazione;
  • Sistema Disciplinare;
  • Sistema di Auditing, Reporting e Comunicazioni;
  • Documento della politica, manuale di gestione, documenti di registrazioni, piani e procedure gestionali, procedure operative;
  • Certificato di conformità OHSAS 18001;

6 – Documenti relativi a impianti, macchine, apparecchi e attrezzature

Rientrano tra questi documenti:

  • Dichiarazione di conformità dell’Impianto Elettrico + prima verifica dell’installatore;
  • Dichiarazione di conformità Impianto protezione Scariche Atmosferiche + prima verifica + verifica periodica;
  • Dichiarazione di Conformità Impianti meccanici di vario genere + prima verifica dell’installatore.
  • Prima Verifica Impianto di Terra + Verifica Periodica;
  • Libretto sull’uso e manutenzione delle macchine e attrezzature;
  • Dichiarazione di conformità secondo le direttive applicabili (Macchine, PED, ATEX, ecc..);
  • Attestazione di conformità;
  • Attestazione di Buono Stato di Conservazione;
  • Libretti sull’uso e manutenzione apparecchi a pressione;
  • Dichiarazione di conformità Dispositivi di Protezione Individuale e istruzioni all’uso;

7 – Documenti di registrazione e comunicazione

In fine ecco alcuni registri importanti da custodire in azienda ove presenti mansioni o lavoratori esposti a determinati rischi:

  • Registro degli esposti ad agenti cancerogeni;
  • Registro degli esposti ad agenti biologici del gruppo 3 e 4;
  • Piano di Lavoro per la rimozione materiale contenente Amianto;
  • Notifica preliminare per lavoro comportanti esposizione ad amianto;
  • Comunicazione del superamento dei valori limiti di esposizione a sostanze pericolose;
  • Comunicazione di eventi non prevedibili o incidenti da esposizione anomala a Cancerogeni e Mutageni;
  • Comunicazionedi incidenti che possono provocare dispersioni negli ambienti di agenti Biologici del gruppo 2-3-4;
  • Registro antincendio solo per attività soggette al rilascio di CPI (estintori, lampade di emergenza, ecc);
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